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Qualitätsmanagement, interne Audits, externe Audits und Zertifizierungen sind für zahlreiche Einrichtungen im Sozial- und Gesundheitswesen mehr Last als Freude.

Zu Unannehmlichkeiten und Gefahren zählen die Verzettelung in extra angefertigten Dokumentationen und unglücklich formulierte oder missverstandene Beschreibungen und Bewertungen und Handlungsempfehlungen. 

Eine klare Strukturierung des Vorgehens bei internen Audits kann sehr hilfreich dabei sein, dies zu minimieren und aus Audits zu lernen: wie können wir was besser machen [vgl. Weßel 2000 Zertifizierung und Qualitätspreise, S. 43 ff und den Leitfaden dazu].

• Bei großen Unternehmen durchführen lassen von jemand aus einem anderen Unternehmensbereich: dadurch verringert sich die Gefahr großer persönlicher Nähe oder Distanz zwischen Auditoren und Mitarbeiten.
• Entscheiden muss dies die Unternehmensleitung.

• ist es, Strukturen und Prozesse zu dahin gehend untersuchen, ob sie unterstützen oder gar gewährleisten, dass das Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen in hoher (exzellenter Qualität) herstellen, bzw. erbringen kann.
• Dazu muss der Auditor das Unternehmen oder diesen Bereich nicht kennen.
• Der Auditor ist in seiner Rolle und seinen Aufgaben neutral: er muss die Strukturen und Prozesse beschreiben und - getrennt davon - bewerten; er darf jedoch weder das Unternehmen noch die Menschen, die dort arbeiten, verurteilen.

• Zuvor: Vereinbarung von Zeit (Termin und Dauer), Ort (Bereiche des Unternehmens) und Beteiligten. Rechtzeitig: dies ist ein ungenauer Begriff. In meinen Augen sollte diese Vereinbarung mindestens vier Wochen vor dem Termin stehen.
• Vier-Augen-Prinzip: mindestens zwei Auditoren, mindesten zwei Mitarbeiter / Führungskräfte des Unternehmens.
• Material: Gespräche, Beobachtungen und während des Audits von den Auditoren gewünschte und dann eingesehene Akten (digital oder Papier) unter Berücksichtigung von Datenschutz und Privacy (Schweigepflicht) gegenüber Klienten und Kunden.
• Bericht der Auditoren mit den Abschnitten Anlass, Beschreibung, Bewertung, und - falls dies so zwischen Unternehmen und Auditor vereinbart ist - Empfehlungen zum weiteren Vorgehen, bspw. zur Verbesserung eines Prozesses und zum nächsten Audittermin, bspw. nach drei, sechs oder zwölf Monaten.
• Feedbackgespräch zwischen Auditoren und Adressaten des Berichts: Unternehmensleitung, Abteilungsleitungen, ... .
• Einvernehmen über den Inhalt des Berichts: durch Unterschrift der Unternehmensvertreter und der Auditoren (im Bericht oder auf einem Formular oder Schreiben dazu).

Christa Weßel - Do, 02. Februar 2012

Quellen [am 01.01.2018 hinzugefügt]

• Weßel C. Zertifizierung und Qualitätspreise: Die Anwender orientierte Erstellung eines praxisrelevanten Leitfadens am Beispiel der ambulanten medizinischen Rehabilitation. Magisterarbeit. Berlin: Technische Universität, Institut für Gesundheitswissenschaften, 2000. - PDF
• Weßel C. Zertifizierung und Qualitätspreise - Ein Leitfaden für Einrichtungen im Gesundheitswesen. Berlin: Berliner Zentrum Public Health, 2000. - PDF 

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