Lernen & Netzwerken mit Open Space

... in zwei Stunden

Christa Weßel 2016

"Und das funktioniert?" fragte eine Kollegin(*). "Das funktioniert, wenn wir es gut vorbereiten und durchführen." Wir arbeiteten zu dritt an der Vorbereitung einer Veranstaltung. Diese sollte zwei Stunden dauern und dem Netzwerken und Lernen dienen. Die Organisierenden und die Teilnehmenden sind Mitglieder der Regionalgruppe eines Berufsverbandes. Eine Herausforderung würde auch sein, diese Treffen in Zukunft regelmäßig zu machen. Also lautete die Frage: Wer macht was mit wem und für wen wann, wie und wo? Und woher bekommen wir die erforderlichen Ressourcen, wie erfahrende Moderatoren, Raum und Material? Das Warum, den Anlass, und das Wozu, den Zweck, das Ziel, habe ich beschrieben. Im Folgenden geht es also um die weiteren sieben der 8+1W(*) in den Abschnitten

  • Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung
  • Eckpunkte
  • Aufgaben verteilen
  • Wichtig: die Ortsbegehung
  • Open Space
  • Briefing für die "Hornissen"
  • Bedingungen für den Erfolg eines Open Space
  • ... in zwei Stunden
  • Der Aufwand und der Nutzen ... für alle
  • (*) Begriffe & Lesestoff

Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung

Dies sind die klassischen Schritte in der Durchführung einer Veranstaltung, eines Treffens, eines Projektes, einer Reise, ... Spätestens während des ersten Vorbereitungstreffen - vielleicht gibt es auch nur eines, das Übrige läuft online und per E-mail - legen Sie fest, wer die Veranstaltung moderieren wird. Diese Person ist dann unter anderem verantwortlich für die Koordination der Kommunikation, für das Monitoring der zu erfüllenden Aufgaben und die Dokumentation, beispielsweise in einer E-mail nach dem ersten Treffen. Vom Kern-Merkmerkmal guter Moderation, der Neutralität, von weiteren Aufgaben und wie Sie Moderation erlernen und mit Experten und Hierarchien umgehen können, erzählt das Buch Menschen(*). 

 

Eckpunkte

Im Vorbereitungstreffen legen Sie Eckpunkte fest. Wir waren zu dritt, Freiwillige, die sich in diesem Berufsverband engagieren. Zu den Eckpunkten zählen:

  • Themen des Treffens: sie müssen interessant, aktuell und für die Teilnehmenden attraktiv sein. Sprich, sie haben Appeal.
  • Format: wie soll es erfolgen? Vortrag und Diskussion? Häppchen? Oder ein Großgruppenereignis, in dem die Menschen mit Kopf & Körper in Bewegung kommen? Natürlich: Bewegung und Eigenaktivitäten. Dies fördert das Lernen und das Netzwerken, mehr dazu im Buch Andere arbeiten lassen(*).  
  • Zeit - Dauer: zwei Stunden für die Teilnehmenden, also für die Organisierenden eineinhalb Stunden Vorlauf und eine Stunde Nachlauf. Dazu später mehr.
  • Zeit - Termin: ein Mittwoch, der Klassiker für solche Treffen und Fortbildungen. Beginn um 18:30 Uhr, die Teilnehmenden können gerne ab 18:00 da sein. Damit ist ein weicher Übergang zu unterschiedlichen Zeiten von der Arbeit oder anderen Dingen zuvor möglich.
  • Ort: er muss "leer" sein. Tische und Stühle müssen sich am Rand befinden. Es muss Platz für Flipcharts oder Tafeln an der Wand geben.

Aufgaben verteilen

Weder in Geschäftsereignissen noch in solchen Treffen wie dem hier skizzierten machen die Moderatoren alles. Also gilt es, Aufgaben zu verteilen:

  • Wer spricht wen für weitere Kontakte an? Für spezielle Beiträge, Räume, Ressourcen.
  • Wer macht die Moderation? Wer macht die Co-Moderation? Qualität in der Moderation durch das Vier-Augen-Prinzip.
  • Wer macht die Keynote? Ein kurzer Impulsvortrag zu Beginn eines Open Space dient der Vergemeinschaftung, also dem Einstimmen auf das Thema, auf die Themen des Open Space.
  • Wer organisiert den Raum, das Moderationsmaterial und das Wasser? Wir verzichten auf Häppchen. Die Teilnehmenden sind sicher in der Lage vorher und/oder nachher zu essen.
  • Wer verschickt die Einladungen und richtet die Online-Anmeldungsseite ein? Wir möchten Anmeldungen, da die Zahl der Teilnehmenden darüber entscheiden wird, welche Raumgröße wir wählen. 

Wichtig: die Ortsbegehung

Für einen Open Space sind mindestens ungefähr zehn Quadratmeter pro Person erforderlich. Als organisierende Gruppe und vor allem als verantwortliche Moderatoren müssen Sie den Raum deutlich vor der Veranstaltung anschauen. Vielleicht müssen Sie einen ganz anderen Raum finden. Oftmals - wie in unserem Fall - entwickeln Sie noch weitere Ideen für die Inhalte und den Ablauf des Open Space. 

 

Dann kann es also nach und mit Erfüllung der selbst gesetzten und sicher noch neu auftauchenden Aufgaben losgehen mit dem 

 

Open Space

[Der Text in diesem Abschnitt ist aus dem Buch Werkzeuge(*), 2017, S. 75-77.

Kursiv geschriebene Begriffe sind Werkzeuge mit eigenen Kapiteln in diesem Buch.]

 

Das Beste an Deiner Konferenz waren die Kaffeepausen. Wir konnten miteinander reden, Ideen austauschen und Neues entwickeln.

 

Ungefähr dieser Kommentar seiner Kollegen und seine Erfahrungen in Afrika inspirierten Harrison Owen dazu, die Zusammenarbeit von Menschen auf Konferenzen ganz anders zu gestalten. Open Space fördert Kreativität, Motivation, Austausch und Flexibilität. Der Einbezug zahlreicher Menschen ist möglich. Neben Konferenzen kommt Open Space in Veränderungsprozessen in Unternehmen, in sozialen Bewegungen und als Instrument in der Politikbeteiligung zur Anwendung. Themen sind beispielsweise die Formulierung von Zukunftsbildern und Ziele sowie die Entwicklung von Strategien und Maßnahmen. Open Space gehört wie Fishbowl und World Café zur Arbeit mit Großgruppen. 

 

Vorgehen

 

Am Open Space nehmen meist fünfzig bis zweihundert Personen und zwei bis drei Moderatoren teil. Es gibt auch größere Veranstaltungen. Das Leitthema steht fest, jedoch nicht unbedingt die Unterthemen. Unterthemen stehen eher bei wissenschaftlichen Konferenzen fest. Die Findung von Unterthemen für einen Open Space in einem Beratungsprojekt ist schon Teil des bewussten Veränderungsprozesses. Die Teilnehmer entscheiden über die Themen. Es sind auch Mischformen denkbar.

 

Die Teilnehmer können die Unterthemen in moderierten Großgruppendiskussionen entwickeln. Eine Möglichkeit ist das Oval in einem großen Veranstaltungsraum, eine andere der Fishbowl. Ein Moderator bittet die Teilnehmer auf einem Blatt ein Wort zu einem Thema zu schreiben, das sie im Open Space bearbeitet sehen möchten. In der Regel schreiben nur einige etwas auf. Sie stellen ihr Thema und ihre Fragen und Ideen kurz vor und übernehmen die Verantwortung für dieses Thema. Im Verlauf eines Open Space, der vier Stunden bis mehrere Tage dauern kann, kann eine Themenfindung mehrmals erfolgen. Die Moderatoren führen die Teilnehmer zu Beginn des Open Space in den Rahmen ein. 

 

Es gibt zwei Rollen. "Hornissen" sind "nährend" und vertreten ein Thema, beispielsweise indem sie das Gespräch moderieren und mittels Skizzen auf Flipcharts visualisieren. "Schmetterlinge" sind "belebend". Sie wechseln von Thema zu Thema und tragen zu den Gesprächen in den Themen bei. Das Gesetz der zwei Füße gilt besonders für die Schmetterlinge. Sie verweilen, solange es ihnen angebracht erscheint. Im Prinzip gilt dies auch für Hornissen. Wenn sie merken, dass ein Thema ausgeschöpft ist, könnten sie eigentlich zum Schmetterling werden. Meist gilt auf Open Spaces, dass alle Hornissen für eine festgelegte Zeitspanne bei ihrem Thema bleiben. In der Regel sind es dreißig bis fünfundvierzig Minuten. Dann beginnt eine neue Runde. Die Teilnehmer können in den Rollen wechseln. Zum Rahmen eines Open Space gehören vier Prinzipien:

  1. Die, die da sind, sind die Richtigen.
  2. Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was geschehen kann.
  3. Es beginnt, wenn die Zeit reif ist.
  4. Vorbei ist vorbei, nicht vorbei ist nicht vorbei.

Dadurch kann sich ein entspanntes Gesprächsklima entwickeln. Die Teilnehmer sind interessiert an den Ideen und Ausführungen der anderen. Sie treten in einen Dialog. Schließlich sammeln die Hornissen die Visualisierungen im großen Veranstaltungsraum und hängen sie an Moderationswänden oder direkt an der Wand auf. Alle Beteiligten nehmen an einer Vernissage teil, in der sie sich die Poster anschauen und reflektieren. Die Moderatoren bitten die Teilnehmer, sich an dem Poster einzufinden, an dessen Thema sie weiterarbeiten wollen. Die Gruppen, die sich auf diese Weise finden, verabreden, wie sie am Thema arbeiten wollen. Überlegungen dazu können sie beispielsweise mit Hilfe der 8+1 W anstellen. Der Open Space sollte mit einem gemeinsamen Abschluss zu Ende gehen, zum Beispiel mit einem Fishbowl, in dem auch das weitere Vorgehen kommuniziert wird.

 

Briefing für die "Hornissen"

Wie beschrieben, kann es sein, dass Sie bereits vor einem Open Space Expertinnen oder Experten bitten, als Hornisse aktiv zu werden. Das Briefing ist einfach:

 

Sie dürfen alles außer Power point.

 

Dies bedeutet, dass die Hornissen auf ihrem Flipchart oder der Wandtafel das Thema und einige Stichworte notieren: Sie sind moderierende Experten eines Dialoges. Das eine oder andere können Sie gerne auch mit einem Fragezeichen versehen. Dies zeigt den Schmetterlingen, dass Sie hier Gesprächsbedarf haben und sie, die Schmetterlinge, vielleicht etwas Besonderes beitragen können. 

 

Bedingungen für den Erfolg eines Open Space

Sie brauchen 

  • erfahrene Moderatorinnen und Moderatoren,
  • eine engagierte und professionelle Organisationsgruppe,
  • ein interessantes Thema,
  • und engagierte Teilnehmende.

Wenn das Thema interessant ist und Organisation und Moderation gut sind, dann werden auch die Teilnehmenden - Hornissen und Schmetterlinge - engagiert den Open Space durchführen. 

 

... in zwei Stunden

Im Buch Werkzeuge schreibe ich, dass ein Open Space vier Stunden und länger dauert. Das muss ich in der zweiten Auflage anpassen. Unsere Gruppe hat den ersten Open Space für Mitte März 2023 vorgesehen. Unser Zeitplan für zwei Stunden ist

 

 5' Begrüßung - Moderatorin

10' Keynote - Vortragender

 5' Erläuterung des Vorgehens und Durchführung der Themenfindung - Moderatorin & Teilnehmende

 

 5' Hornissen Gruppe 1 beschreiben ihre Flipcharts / Tafeln

25' Open Space

 5' Wechsel

 5' Hornissen Gruppe 2 beschreiben ihre Flipcharts / Tafeln

25' Open Space

 

20' Forum: Vorstellung der Ergebnisse - Moderatorin & Hornissen & Teilnehmende

10' Staffellauf: Finden des nächsten Themas und der nächsten Organisierenden: Moderatorin & Teilnehmende. Das folgende Treffen soll im Juni 2023 stattfinden.

 5' Abschied: Moderatorin

 

Der Aufwand und der Nutzen ... für alle

Alle Teilnehmenden - auch die Hornissen und die Organisierenden und Moderierenden - können lernen, neue Ideen entwickeln, neue Kontakte knüpfen, alte vertiefen und neue Vorhaben skizzieren.

 

Das Bezaubernde ist das Wort "können". Sie müssen nicht zwei Stunden voll aktiv sein. Auch als Hornisse können Sie sich Auszeiten nehmen und Sie haben stets die Wahl: was Sie in welchem Umfang mit wem machen und wie viel Sie Dritten davon erzählen.

 

Das zweite Bezaubernde ist: die Teilnehmenden und die Hornissen müssen sich nicht vorbereiten. Sie können einfach aus ihrem Wissen, ihren Erfahrungen und ihren Fragen schöpfen.

 

Die Organisierenden und die Moderierenden haben natürlich Einiges zu tun. Daher haben wir in unserer kleinen Gruppe überlegt, wie wir den Staffelstab für folgende Veranstaltungen weitergeben können. Wie das erfolgen soll, hängt natürlich auch von dem Engagement der Teilnehmenden ab. Ich bin sicher, es werden sich Kolleginnen und Kollegen finden.

 

Christa Weßel - Donnerstag, 12 Januar 2023 

 

(*) Begriffe & Lesestoff

[Links besucht am 12 Januar 2023]

  • Kollegin, Kollege: diese Begriffe verwende ich seit meiner Zeit in der Schweiz für Menschen, mit denen ich auch über Organisationsgrenzen hinweg arbeite, beispielsweise in mehrmonatigen Projekten. Diese führen zu einer Zusammenarbeit, die der in einer gemeinsamen Organisation ähnelt. Ähnliches kann sich ereignen  in der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, die Freiberufler, Unternehmerinnen oder Führungskräfte sind oder an einer Hochschule lehren und forschen.
  • 8+1W: diese können Sie in allen Themen und Phasen von Veränderungsprozessen einsetzen, wenn Sie sich ein Thema erschließen, ein Projekt managen, einen Bericht schreiben oder eine Reise vorbereiten. Sie finden sicher noch andere Anwendungsgebiete.
  • Links zu den Inhaltsverzeichnissen und Auszüge der hier erwähnten Bücher: 
  • Open Space & Harrison Owen: